Архивный шкаф: систематизация документов и их хранение

Сегодня ни для кого не секрет, что на производительность труда, будь то кабинет дома или офисное пространство, влияет каждая мелочь, поэтому оформлению рабочего места и отводится столь пристальное внимание. В его обустройстве важно все: удобный письменный стол, комфортное кресло и, конечно же, шкаф для хранения деловой документации.

К сожалению, последний пункт зачастую упускается из виду, между тем каждому работнику непременно хотелось бы иметь полностью структурированное рабочее место, с:

аккуратно разложенными папками;
систематизированной документацией;
достаточно свободным пространством для работы;
возможностью надежного хранения важных бумаг.

Все эти условия способствуют комфортному и ускоренному рабочему процессу, который собственно говоря, и лежит в основе эффективности любой деятельности.

И в самом деле, обычно львиная доля рабочего времени уходит на то, чтобы рассортировать бумаги по соответствующим папкам и систематизировать весь поток документации, иначе просто невозможно добиться порядка. Отсутствие четкой систематизации приводит к тому, что на поиски необходимого файла будет уходить слишком много усилий.

Но решение этой проблемы есть – группа компаний «ПАКС-металл» предлагает покупателям огромный выбор специализированной мебели для комфортного хранения, сортировки и поиска документации.

К подобным конструкциям можно смело отнести шкаф архивный металлический, который не только сможет возложить на себя все эти функции, но и сумеет оградить бумаги от губительного воздействия негативных внешних факторов.

По этой причине, такие изделия играют важную роль в организации пространства современных офисов.

Специфика архивных конструкций

Ассортимент конструкций, который представлен на сайте группы компаний «ПАКС-металл», постоянно пополняется и расширяется совершенно новыми модификациями.

Например, их последние изделия оснащены замками повышенной секретности, благодаря которым вы полностью исключаете несанкционированный доступ к важным документам.

Дизайн шкафов выполнен в духе деловой атмосферы, поэтому они как нельзя лучше подойдут для офиса.

Конструкции обладают различной высотой, благодаря чему вы сможете размещать эффективным образом все папки и прочую документацию, в том числе и скоросшиватели «Корона».

Габариты изделий не будут создавать преград для передвижения, даже если они будут уставлены в небольшом помещении.

Одни модели предназначены для использования вместо антресоли, например, ШАМ-0,5 или ШАМ-0,5/400, другие устанавливаются под столом – ШАМ 12/680.

Разборные металлические конструкции отличаются особым удобством эксплуатации. Они имеют простую систему сборки и монтажа, транспортировка изделий также не связана с особыми сложностями.

Кроме удобства и функциональности, продукция группы компаний «ПАКС-металл» характеризуется высоким качеством, полученным за счет применения технологий инновационного уровня, лучших материалов и современного производственного оборудования.

Источник: http://DekorMyHome.ru/remont-i-oformlenie/arhivnyi-shkaf-sistematizaciia-dokymentov-i-ih-hranenie.html

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

ГлавнаяОрганизация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

обеспыливание документов в архиве

оборудование для обеспыливания документов в архиве, библиотеке

Laura Pulvisina Spirabila Delulvera Laura MAXI

Е.А. КОШЕЛЕВА,зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)Требования к обеспечению сохранности архивных документовОхранный режим хранения документов

Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.

ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.

технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом.

Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,см. НАК, № 2 2005

В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством.

Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет.

В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.

гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;– помещение для работы исследователей (читальный зал);

– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы.

Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях; – электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;

– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;

– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;– для документов на пленочных носителях: а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;

– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к.

повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации.

В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей.

В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Источник: http://www.t-gardarika.ru/doc/14.htm

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей.

При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки.

Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м.

Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м.

От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%.

Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С.

Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Источник: http://orbrm.ru/articles/organizaciya_arhivnogo_hraneniya_dokumentov/

Архивное хранение бумажных документов

Долговременное архивное хранение бумажных документов — необходимость для многих организаций.

Первичные документы (счета-фактуры, накладные, акты, кассовые и документы строгой отчетности), документы бухгалтерского и налогового учета, кадровая документация, медицинские карточки, личные дела — лишь частичный перечень документов, условия и сроки хранения которых регулируются законодательно.

Существую различные способы хранения. В собственных помещениях предприятий, организаций, университетов, коммерческих структур.

Можно пользоваться услугами специализированных хранилищ, если такое хранение происходит в соответствии с нормативными требованиями. Где и как хранить — зависит от размеров архивов и задач хранения.

При этом необходимо иметь удобный, оперативный и централизованный доступ, соблюдать сроки хранения документов, и обеспечивать своевременное уничтожение после их истечения.

Организация текущего и архивного хранения документов является непростой задачей и требует затрат ресурсов. Создание и поддержание архива в собственном помещении компании является предпочтительным, поскольку гарантирует постоянный доступ к бумажному архиву. Для этого необходимо выбрать и оборудовать помещение, соблюдая требования к условиям хранения.

Средства хранения (шкафы, картотеки, стеллажи, сейфы) должны соответствовать ряду требований. К световому, санитарно-гигиеническому, температурно-влажностному, охранному режиму, противопожарной безопасности. Кроме того, подходящая архивная мебель должна обеспечить быстрый поиск информации.

Легко систематизировать деловую документацию, распределить по типам, срокам хранения и форматам бумаги позволит офисная и архивная металлическая мебель для документов.

Металлические картотеки и шкафы оптимальны для оборудования как помещения архива, так и удобного рабочего пространства.

Ведь некоторые документы приходится иметь под рукой до того, как они перейдут в архивное хранение.

Документы формата А4 можно хранить разными способами:

В картотечных шкафах можно размещать документы в подвесных папках Foolscap, или в канцелярских папках формата А4. Картотеки оснащаются центральными замками, могут отличаться материалом отделки фасада. При необходимости можно установить замки на каждый ящик.
В шкафах для документов, которые обеспечивают оперативный доступ к содержимому. Они различаются конструкционными особенностями, вместимостью и даже цветом дверок. Оснащаются замками повышенной секретности для ограничения доступа.
На офисных полочных стеллажах в папках А4, либо в специальных архивных коробках для документов, в том числе — в папках Foolscap. Такие стеллажи выдерживают нагрузку до 600 кг и позволяют хранить ещё и небольшую офисную технику, канцелярские принадлежности, другие атрибуты офисного быта.
Небольшое количество документов, которые необходимо иметь под рукой в течение рабочего дня, удобно складывать в офисные тумбы. Тумбы оснащены ключевыми замками, могут отличаться вместимостью и материалом фасада.
«Первичку», личные карточки, приказы, финансовые отчетности в папках и без них удобно хранить в офисных шкафах-купе и в шкафах с дверьми типа жалюзи. Они компактны и легко поместятся в любое, даже небольшое офисное помещение. Дверцы таких шкафов складываются как жалюзи или раздвигаются в стороны.
Документы, к которым нужно ограничить доступ, рекомендуется хранить в специальных бухгалтерских шкафах и сейфах. Такие шкафы имеют сварной металлический корпус, оснащаются сувальдными ключевыми и электронными кодовыми замками. В них удобно размещать папки шириной 60 мм.

Для документов и корреспонденции формата А5 используются картотеки формата А5 с разной вместимостью ящиков, телескопическими направляющими и центральными замками. Картотечные шкафы могут оснащаться запираемыми дверцами.

Удобно для формата А6 использовать металлические картотеки формата А6, рассчитанные на хранение большого количества трудовых книжек, паспортов, военных билетов. Шкафы устанавливаются на предприятия с активным кадровым делопроизводством.

Для больших форматов существуют специальные картотеки А1 и А0 цельносварной конструкции, ящики которых выдерживает нагрузку до 15 кг. Оптимальны для чертежей, репродукций, крупноформатной печатной продукции и бумаги.

Подвесные папки Foolscap, популярные для хранения офисных документов, можно хранить как в металлических картотеках, так и в специальных архивных коробках, которые легко расставляются на стеллажах и другой офисной мебели.

Металлические картотечные шкафы, в том числе настольные, для любых стандартных и нестандартных размеров документов — удобное, практичное и безопасное решение для архивов предприятия любой специфики.

Функциональность и вместимость, аккуратный и привлекательный внешний вид, пожарная безопасность и долговечность конструкций — всё это делает металлическую архивную и офисную мебель оптимальным решением для задач организации хранения бумажной документации.

Система форматов А0-А10 является международной и наиболее универсальной для обозначения размеров бумажных документов. Широко распространён формат A4, который используется в бухгалтерии, финансовой отчетности, деловой корреспонденции.

В России для технической документации (чертежи, схемы, тексты, диаграммы) используются форматы от A4 до A1 (складывается до A4 для хранения). Второй по популярности формат — А3. На картинке приведены точные размеры форматов в миллиметрах.

По клику открывается картинка большого формата.

Источник: http://spb.metprommebel.ru/Poleznoe/arhivnoe-hranenie-documentov.php

Как систематизировать архив

Систематизация архива организации от профессионалов

В любой компании со временем накапливается ряд документов и прочих бумаг, которые именуются архивом и требуют некой систематизации для того, чтобы не терять много времени на поиск нужного документа и ускорить процесс работы компании, если речь идет о бумагах.

Как систематизировать архив?

Встаёт вопрос, как систематизировать архив, чтобы не запутаться в документации. Дела и документы компании хранятся, определенный период времени, затем отправляются на утилизацию.

Так, дела длительного хранения должны оставаться в структуре подразделения несколько лет, после чего подлежат передаче в архив компании. Срок хранения дела определяется их номенклатурой.

При создании архива, или его некоторых изменениях, необходима экспертиза ценности документов и составление различных описей, систематизация дел и создание или перестройка структурного аппарата.

Что такое систематизация архива?

Систематизация архива – это процедура определенного распределения документов, где их можно группировать и упорядочивать по общим признакам. Таким образом, документы типизируются и группируются в дела, которые рассматривают как единицы архивного хранения.

https://www.youtube.com/watch?v=0tGvv5jmR0Q

С вопросом как систематизировать архив рано или поздно сталкивается каждая компания. И тут есть несколько правил. Упорядочивания может производиться по номинальному признаку – то есть группировка документов по одному типу.

Например, все приказы по персоналу или акты выполненных работ.

Систематизация по номинальному признаку:

по авторскому признаку – статьи, патенты и так далее;
по предметной области – все документы о каком-либо проекте;
по корреспондентскому признаку;
по географическому признаку;
по экспертному признаку;

К документам, которые планируются для передачи в архив, предъявляют определенные требования, которые обусловлены необходимостью вовремя найти нужный документ и не затрачивать на это большую часть рабочего времени.

Критерии систематизации архива

Если вы думаете как систематизировать архив, учтите несколько критериев:

нумерация листов документа;
изменение порядка формирования дела так, чтобы самый ранний документ был вверху, а поздний внизу;
составление внутренней описи всех документов дела;
составление листа-заверителя дела;
прошивка и переплет дела;
оформление обложки дела, так, чтобы заголовок переносился из номенклатуры дел;

Цели систематизации архива

Систематизация архива направлена на соблюдение норм связанных с архивным делом, оптимизацию хранения дел для облегчения дальнейшего процесса работы с ними, выявление дел с истекшим сроком, для того, чтобы своевременно отправить их на утилизацию и т.д.

Таким образом, систематизация архива это долгая, кропотливая и ответственная задача, выполнением которой можно заняться самостоятельно или доверить ее профессионалам “архивируем.

ру”, что значительно сэкономит Ваше время и избавит Вас от вопроса как систематизировать архив.

Источник: http://archiviruem.ru/ucv/189-kak-sistematizirovat-arkhiv

Основные принципы хранения архивных документом на бумажной основе

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 7Следующая ⇒

Особенности хранения архивных документов в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

В системе хранения архивных документов можно выделить два вида, стадии: текущее и последующее хранение.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

– хранение документов в процессе их исполнения;

– хранение исполненных документов [30, с. 12].

Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся) [59].

Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

– личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

– обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

– текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

– личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел – номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер.

В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать.

Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них [26].

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное.

Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника [56].

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 2010 года.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт – Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке [33].

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Приложение 1), утвержденный Росархивом 2010 года (графа №3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации [37].

Источник: https://lektsia.com/1×1411.html

Оперативное хранение документов. Виды документов и сроки их хранения :

В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенных сроков. В нашей статье мы хотим поговорить о том, каким образом осуществляется оперативное хранение документов и их уничтожение.

Что такое оперативное хранение?

Абсолютно все бумаги, созданные или поступающие в ходе деятельности предприятия, подлежат четкой систематизации и тщательной обработке.

Чтобы в дальнейшем можно было повторно использовать их, необходимо правильно организовать их сохранность, обеспечив быстрый доступ к любому из них.

По сути, оперативное хранение документов – это сохранение бумаг в организации или структурном подразделении до момента их уничтожения или передачи в архив организации.

Сроки хранения документов

В любой организации имеются самые разные бумаги по степени их ценности. Одни имеют большую хозяйственную или научную ценность, другие содержат информацию, которая необходима для решения конкретных задач, после чего они теряют свою значимость. Поэтому часть бумаг необходимо правильно систематизировать и хранить, а другие – просто уничтожать, согласно определенным правилам.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Оперативное хранение документов, имеющих научное или практическое значение, имеет свои сроки. Зависят они от степени важности их содержания.

Срок хранения может быть следующим:

Постоянным.
Временным (более десяти лет).
Временным (не более десяти лет).

Стоит отметить, что форма бумаг никак не оказывает влияние на сроки хранения документов (таблица хранения приведена нами в статье). Ведь не секрет, что в настоящее время большая часть информации оформляется в электронном виде. Сроки зависят, прежде всего, от содержания самого документа.

Требования к хранению

Существуют определенные требования к оперативному хранению документов. Так, например, завершенные дела временного или постоянного сохранения должны оставаться в подразделениях организации еще в течение нескольких лет. После этого срока они помещаются в архив предприятия.

До тех пор, пока бумаги находятся в активном пользовании, они нуждаются в правильном оформлении и содержании. Оперативное хранение документов подразумевает их формирование по каким-то определенным группам, а также номенклатурной специфике, принятой в организации.

Для обеспечения быстрого поиска любых бумаг необходимо максимально информативно оформить названия папок. В качестве накопителя, как правило, используют скоросшиватели, на обложке которых должен быть кармашек для сменных названий номенклатур.

При оперативном хранении на обложках указывают такую информацию:

Временной период начала и окончания использования.
Общее чисто листов в папке.
Указание сроков хранения таких бумаг.
Ф.И.О. исполнителя, его контактный телефон.
Могут также присутствовать дополнительные надписи («на согласование», «на подпись» и т. д.)

Текущее хранение осуществляется в специально оборудованных шкафах (металлических) или же в отдельном помещении, которое закрыто для доступа. Временная выдача бумаг должна производиться только по распоряжению руководства отдела, которого касаются документы. К концу дня папка должна возвратиться на свое место – сейфовый шкаф.

По окончанию сроков оперативного хранения документам присваивается статус «исполнено». И только после этого начинается процедура их подготовки к передаче в архив.

Сроки хранения входящих документов

В любой организации в процессе деятельности скапливаются входящие документы. Они тоже имеют сроки хранения. Вообще под входящей корреспонденцией понимается вся документация, которая поступает на предприятие. Сроки хранения таких бумаг обуславливаются содержанием. Входящие документы рекомендуется хранить не менее трех лет.

Однако более важные письма могут сохраняться более длительные сроки (например, более пяти лет). Длительность определяется степенью важности информации в бумагах. Поэтому при классификации таких документов необходимо учитывать именно важность информации. Так, например, письма от органов власти следует выделить в одну папку, а переписку с деловыми партнерами – в другую.

Такие бумаги следует хранить не менее пяти лет.

Сроки хранения исходящих документов

Исходящие документы, как и любые другие на предприятии, подлежат хранению. Причем, как и в случае с входящими бумагами, они имеют определенные сроки, которые зависят от степени их важности.

Целесообразно систематизировать документы и на каждой папке указать сроки хранения. Логично исходящие документы разделить на отдельные массивы: переписка с поставщиками, с клиентами, заказчиками, государственными организациями, коммунальными предприятиями и т. д.

Самые важные бумаги должны находиться на оперативном хранении не менее пяти лет, а более простые – до трех лет. Особо важные письма можно сохранять и в течение десяти лет.

Основания для столь долгого использования необходимо закрепить в специальной инструкции по делопроизводству предприятия.

Журналы регистрации документов

Журнал регистрации документов имеется на любом предприятии. Причем, как правило, выделяют отдельно журналы регистрации входящих и исходящих бумаг, если организация ведет активную деятельность.

Так намного удобнее систематизировать всю переписку. Журналы закупаются и меняются каждый год. Конечно, в настоящее время многие предпочитают вести подобный журнал в электронном виде.

Однако при этом обязательно должен быть бумажный экземпляр.

В журналах записываются реквизиты документов, присваиваются им номера, а также указываются даты. Такой учет бумаг позволяет в случае необходимости отыскать нужный документ. Хранятся журналы три года. По окончании этого срока всю документацию, связанную с входящей и исходящей корреспонденцией, уничтожают, составляя при этом акт.

Экспертиза документов

Как мы уже говорили ранее, длительность использования и хранения бумаг ни в коем случае не зависит от формы (бумажная или электронная), значение имеет лишь содержание документов. Чтобы определить ее значимость, назначается экспертиза. Ее задача состоит в том, чтобы выяснить, какие документы имеют значимость для производства, науки, государства и т. д.

Для документов, отобранных для оперативного хранения, нужно уточнить период времени, в течение которого они могут понадобиться. Поэтому определение времени хранения – еще одна задача, которая ставится перед экспертизой.

Все бумаги до отправки на экспертную оценку в рамках подготовки к передаче в архив формируются в номенклатурные дела определенными структурными подразделениями или же службой делопроизводства.

Экспертиза ценности может проводиться на самих предприятиях, архивах организаций, а также государственных архивах.

В целом, если говорить о серьезных управленческих документах, то сроки их хранения предопределены еще в момент их создания.

Основными справочными и нормативными пособиями, которые влияют на сроки хранения, являются перечни документов с указанием сроков хранения.

Именно их применяют при экспертной оценке бумаг в муниципальных, государственных архивах и на предприятиях. А ценность, как мы уже говорили, выражается в сроках хранения.

Перечень документов с обозначением сроков хранения – это систематизированный список категорий и видов бумаг, содержащий нормативные сведения о времени их хранения.

Перечни содержат сроки хранения типовых документов, которые имеются в любой организации. А вот специфические бумаги, отражающие определенные функции предприятия, могут относиться к ведомственным перечням.

Архивы документов

Архив документов в организации не может существовать сам по себе. В нем бумаги хранятся определенное время, после чего они должны передаваться в муниципальные архивы или государственные.

Федеральным законом четко определяются сроки хранения в нем многих бумаг.

Так, например, документы по личному составу, нотариальные бумаги, хозяйственные книги должны находиться в сохранности в течение 75 лет, научная документация – пятнадцать лет.

В том случае, если организация ликвидируется по каким-либо причинам, архив документов постоянного срока хранения, а также бумаги по личному составу должны быть переданы в муниципальный (государственный) архив.

Негосударственные предприятия для того, чтобы передать документы, вначале должны заключить договор с Архивным фондом РФ. Если же он вовремя не был заключен, то архив должен взять на хранение только бумаги по личному составу предприятия.

Место сбережения остальных документов должно быть выбрано председателем ликвидационной комиссии.

Как уничтожить документы?

Архивные документы, которые хранятся на предприятии, могут быть ликвидированы, если истекли их сроки хранения. Уничтожение документов можно поручить сторонней организации, а можно выполнить и самостоятельно.

Существует единые правила, по которым осуществляется этот процесс. Стоит помнить о том, что уничтожить можно только те документы, которые имеют истекшие сроки хранения, утратившие свое практическое значение.

Предпринимать какие-либо действия в отношении бумаг можно только при наличии экспертной оценки.

Уничтожение документов сопровождается оформлением акта.

Составление акта

Бумаги могут быть включены в акт на уничтожение в том случае, если сроки их хранения закончились на первое января того года, в котором составляется документ. То есть, если дело 2014 года и период его хранения – пять лет, то включать его в акт можно только в 2020 году.

Во избежание дальнейших недоразумений, все дела необходимо полностью просмотреть, убедившись, что все бумаги в нем утратили значение. Однако на практике часто поступают иначе. Если документы пролежали на полке пять лет и к ним ни разу не притрагивались, то правилами пренебрегают. Просто пролистывают выборочно дела, чтобы убедиться в том, что они действительно уже не нужны.

В акт необходимо занести информацию, которая имеется на обложке дел. Такая кропотливая работа покажется не нужной тем людям, которые не разбираются в тонкостях архивной работы. Но на самом деле это не так.

Акт непременно должен быть подписан тем человеком, который проводил экспертную оценку. Далее в документе делается пометка о том, что действия были согласованы с экспертной комиссией организации. В конечном итоге акт должен быть утвержден руководителем предприятия.

Только после соблюдения всех процедур организация может уничтожать дела, перечисленные в акте.

Как уничтожают деловые бумаги?

Уничтожить документы можно несколькими способами. Если территория предприятия позволяет, то можно сжечь самостоятельно бумаги, соблюдая пожарную безопасность.

Кроме того, можно воспользоваться уничтожителем документов. Но это достаточно долгий процесс, такой способ подходит для небольших объемов.

В этих случаях составляется акт в произвольной форме, в котором фиксируется сам факт уничтожения.

Большие объемы дел, предназначенных для уничтожения, обычно предприятия передают на утилизацию или переработку в специализированные организации, которые этим занимаются.

Факт передачи должен быть зафиксирован в приемно-сдаточном акте. В документе указывается дата, вес и количество дел. Специалисты рекомендуют присутствовать при уничтожении бумаг сотруднику предприятия для сохранения конфиденциальности.

Источник: https://BusinessMan.ru/operativnoe-hranenie-dokumentov-vidyi-dokumentov-i-sroki-ih-hraneniya.html

Тема 2.3 Систематизация документов и их текущее хранение

Составление номенклатуры дел.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел- это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 51141-98).

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для предприятий определенной категории существуют примерные и типовые номенклатуры дел.

Они являются методическими пособиями, другими словами, основываясь на них, организация может составить номенклатуру дел для себя и для своих подразделений.

В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.

Если организация сдает документы на государственное хранение, требуется согласование номенклатуры дел с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива.

Примерная последовательность расположения разделов в сводной номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канцелярия, производственно-технический отдел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный отдел.

Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первых экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данной организации.

О фактическом наличии заведенных за год дел сообщается архиву организации. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.

Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· распределение и раскладка исполненных документов в дела;

· расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

· оформление обложек дел.

Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.

В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).

Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке. Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения. Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.

Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках – в другое дело. Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.
Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России.

По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.

Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.

Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.

Источник: https://studopedia.net/5_48370_tema–sistematizatsiya-dokumentov-i-ih-tekushchee-hranenie.html